Как добавить общий почтовый ящик в Outlook (новый, классический, веб и мобильный)

Чтобы добавить общий почтовый ящик в Outlook, щёлкните правой кнопкой мыши имя своей учётной записи в области папок (новый Outlook) или Папки (Outlook в Интернете), выберите Добавить общую папку или почтовый ящик, введите адрес ящика, например [email protected], и нажмите Добавить. В классическом Outlook для Windows общий почтовый ящик обычно появляется сам после того, как администратор предоставит вам доступ и вы перезапустите Outlook. Если этого не произошло, добавьте его через Файл → Настройка учётных записей → Настройка учётных записей → Изменить → Другие настройки → Дополнительно → Добавить.

Сначала нужно кое-что сделать: администратор Microsoft 365 должен выдать вам разрешение на ящик. В общий почтовый ящик не входят с отдельным паролем: его открывают из своей рабочей учётной записи.

Названия команд приведены по русской версии Outlook; если вы не нашли пункт с таким названием, ориентируйтесь на английские подписи в скобках. В русском интерфейсе формулировки могут слегка отличаться от версии к версии.

Что такое общий почтовый ящик и что нужно для начала

Общий почтовый ящик — это один почтовый ящик Exchange, например info@ или support@, из которого читают и отправляют письма сразу несколько сотрудников организации. У него есть свои «Входящие», «Отправленные» и календарь, но никто не входит в него напрямую.

Доступ складывается из трёх разрешений, которые настраивает администратор:

• Полный доступ позволяет открывать ящик, читать, перемещать и удалять письма и пользоваться его календарём. Сам по себе он не даёт права отправлять письма.
• Отправить как позволяет отправлять письма так, будто они пришли непосредственно с общего ящика (получатели видят «Поддержка»).
• Отправить от имени позволяет отправлять письма, которые выглядят как «Алексей Морозов от имени Поддержки».

Если вам нужен доступ, попросите ИТ-администратора выдать Полный доступ и Отправить как. Пользоваться ящиком могут только сотрудники вашей организации, у которых есть собственный лицензированный почтовый ящик.

Как добавить общий почтовый ящик в классическом Outlook для Windows

Автоматически (автоматическое подключение)

Если администратор выдал вам Полный доступ напрямую, Exchange использует автоматическое подключение (automapping): перезапустите классический Outlook, и общий почтовый ящик появится в области папок под вашим собственным. Автоматическое подключение не работает, когда доступ предоставлен через группу безопасности, а администратор может отключить его для конкретного пользователя. В таких случаях добавьте ящик вручную.

Вручную

1. Откройте Файл → Настройка учётных записей → Настройка учётных записей.
2. На вкладке Электронная почта выберите свою учётную запись и нажмите Изменить.
3. Нажмите Другие настройки, затем откройте вкладку Дополнительно.
4. В разделе Открыть следующие дополнительные почтовые ящики нажмите Добавить.
5. Введите адрес общего почтового ящика (например, [email protected]) и нажмите OK, затем ещё раз OK.
6. Нажмите Далее, затем Готово, затем Закрыть.

Ящик появится в области папок под вашим личным почтовым ящиком.

Как добавить общий почтовый ящик в новом Outlook для Windows

Новый Outlook часто сам добавляет общие почтовые ящики, к которым у вас есть доступ. Закройте и снова запустите новый Outlook, затем найдите в области папок раздел Общие со мной. Если ящика там нет:

1. Выберите Почта на левой панели навигации.
2. В области папок щёлкните правой кнопкой мыши имя своей учётной записи.
3. Выберите Добавить общую папку или почтовый ящик.
4. Введите адрес электронной почты общего ящика, выберите его из подсказок и нажмите Добавить.

Разверните Общие со мной, и вы увидите общий почтовый ящик с собственными папками Входящие, Черновики и Отправленные. После выдачи доступа он может появиться не сразу, а через несколько минут, так что подождите и при необходимости перезапустите программу ещё раз.

Чтобы позже удалить ящик, щёлкните его правой кнопкой мыши и выберите Удалить общую папку.

Как добавить общий почтовый ящик в Outlook в Интернете

Outlook в Интернете (outlook.office.com) не добавляет общие почтовые ящики за вас. Есть два варианта.

Показать его в списке папок:

1. Щёлкните правой кнопкой мыши Папки в области папок (при локальном сервере Exchange щёлкните вместо этого имя своего ящика).
2. Выберите Добавить общую папку или почтовый ящик.
3. Введите адрес общего почтового ящика и нажмите Добавить.

Открыть его в отдельной вкладке браузера:

1. Нажмите на фото профиля в правом верхнем углу.
2. Выберите Открыть другой почтовый ящик.
3. Введите адрес общего почтового ящика и нажмите Открыть.

Второй вариант подойдёт тем, кто следит за ящиком весь день: он открывается в отдельной вкладке и показывает уведомления о новых сообщениях, чего вариант со списком папок не делает.

Как добавить общий почтовый ящик в Outlook для Mac

В новом Outlook для Mac:

1. Откройте Сервис → Учётные записи (Tools → Accounts) и выберите учётную запись, у которой есть доступ.
2. Выберите Делегирование и общий доступ (Delegation and Sharing), затем вкладку Общие со мной (Shared With Me).
3. Нажмите +, найдите общий почтовый ящик и добавьте его.

Можно также воспользоваться командой Файл → Открыть → Общий почтовый ящик (File → Open → Shared Mailbox). В прежней версии Outlook для Mac общие почтовые ящики добавляются в разделе Сервис → Учётные записи → Дополнительно → Делегаты (Tools → Accounts → Advanced → Delegates), в списке Открыть следующие дополнительные почтовые ящики.

Как добавить общий почтовый ящик на iPhone или Android

Мобильное приложение Outlook поддерживает общие почтовые ящики, если и ваш ящик, и общий находятся в Exchange Online:

1. Откройте Outlook и нажмите на фото профиля, чтобы открыть список учётных записей.
2. Нажмите кнопку добавления учётной записи.
3. Нажмите Добавить общий почтовый ящик.
4. Если в приложении несколько учётных записей, выберите ту, у которой есть доступ.

После этого общий ящик отображается как отдельная учётная запись. Чтобы удалить его, откройте Параметры → Учётные записи, нажмите на него и выберите Удалить учётную запись.

Как отправлять письма с общего почтового ящика

Открыть общий ящик и отправлять с него письма — это разные разрешения. Чтобы отправить письмо от имени «Поддержки»:

1. Создайте новое сообщение (или ответьте на письмо во «Входящих» общего ящика).
2. Если поля От нет, включите его: в новом Outlook откройте Параметры → Показать поле «От»; в классическом Outlook нажмите Параметры → От; в вебе выберите … (Другие действия) в сообщении и Показать поле «От».
3. Нажмите От и выберите общий адрес. Если его нет в списке, выберите Другой адрес электронной почты и введите адрес.
4. Напишите сообщение и нажмите Отправить.

Отвечая внутри общего ящика, всегда проверяйте поле От перед отправкой, чтобы не ответить клиенту со своего личного адреса.

Где сохраняются отправленные сообщения

По умолчанию письмо, отправленное с общего адреса, может попасть в ваши «Отправленные», и коллеги ответа не увидят. Исправляется это на стороне сервера и работает во всех версиях Outlook: администратор открывает общий ящик в Центре администрирования Microsoft 365, выбирает Изменить в разделе Отправленные и включает Копировать элементы, отправленные как этот почтовый ящик и Копировать элементы, отправленные от имени этого почтового ящика. После этого копия попадает и в «Отправленные» самого общего ящика. (В PowerShell это Set-Mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true.)

Для администраторов: как создать общий почтовый ящик в Microsoft 365

1. Войдите в Центр администрирования Microsoft 365 с ролью администратора Exchange.
2. Откройте Команды и группы → Общие почтовые ящики (Teams & groups → Shared mailboxes); если раздела «Команды и группы» не видно, выберите Показать все.
3. Нажмите + Добавить общий почтовый ящик, введите имя (адрес электронной почты заполнится автоматически) и нажмите Сохранить изменения.
4. В разделе Следующие шаги выберите Добавить участников в этот почтовый ящик, затем Добавить участников, выберите людей и нажмите Добавить.

Вход в такой ящик по умолчанию заблокирован; оставьте так. Чтобы выдать Полный доступ или Отправить как отдельным пользователям, используйте Центр администрирования Exchange: Получатели → Почтовые ящики, выберите ящик, затем Управление делегированием почтового ящика. Если вам нужно автоматическое подключение, предоставляйте разрешения людям напрямую, а не через группу безопасности.

Почему общий почтовый ящик не появляется (или не отправляет письма)

Разрешение ещё не вступило в силу. Новым разрешениям нужно время, чтобы дойти до всех серверов. Перезапустите Outlook через несколько минут; для совсем нового ящика, по данным Microsoft, репликация может занять около часа.

Автоматическое подключение не сработало. Оно работает, только если доступ выдан непосредственно вашей учётной записи, а не через группу безопасности, и администратор может отключить его для конкретного человека. Добавьте ящик вручную на вкладке Дополнительно (классический Outlook) или командой Добавить общую папку или почтовый ящик (новый Outlook и веб).

Вы ищете не там. В новом Outlook и в вебе прокрутите до раздела Общие со мной или до конца списка папок и разверните его.

Папки в классическом Outlook пустые или устарели. В режиме кэширования Exchange откройте Файл → Настройка учётных записей → Настройка учётных записей → Изменить → Другие настройки → Дополнительно и убедитесь, что установлен флажок Скачивать общие папки. Затем перезапустите Outlook и дайте ему время на синхронизацию.

«У вас нет разрешения на отправку сообщения от имени указанного пользователя». У вас есть Полный доступ, но нет права Отправить как или Отправить от имени либо разрешение ещё не реплицировалось. Подождите час; если ошибка остаётся, попросите администратора выдать право Отправить как. В классическом Outlook также попробуйте От → Другой адрес электронной почты и выберите общий ящик в адресной книге, а не вводите адрес вручную, потому что устаревший элемент автозаполнения может вызывать ту же ошибку.

Автоматически подключённый ящик не удаётся убрать. Ящик, который классический Outlook добавил автоматически, не отображается на вкладке Дополнительно, поэтому там его не удалить. Администратору нужно отозвать ваш доступ или выдать его заново с отключённым автоматическим подключением.

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли пароль, чтобы добавить общий почтовый ящик? Нет. Вы открываете его из своей учётной записи Microsoft 365 после того, как администратор выдал вам доступ.

Сколько времени нужно, чтобы общий почтовый ящик появился в Outlook? Обычно несколько минут после выдачи доступа плюс перезапуск Outlook. Репликация новых разрешений может занять до часа.

Почему я могу читать общий почтовый ящик, но не могу отправлять с него письма? Полный доступ позволяет только читать и обрабатывать почту. Для отправки нужно отдельное разрешение: Отправить как или Отправить от имени.

Сколько человек могут пользоваться общим почтовым ящиком? Microsoft указывает максимум 25 пользователей для общего почтового ящика. Для больших команд она рекомендует использовать группу Microsoft 365.

Нужна ли лицензия для общего почтового ящика? До 50 ГБ не нужна. Лицензия (например, Exchange Online, план 2) нужна для большего объёма хранилища, более крупного архива или хранения для судебных разбирательств. У каждого, кто открывает ящик, должен быть собственный лицензированный почтовый ящик.

Быстрее разбирайтесь в загруженном общем ящике

В общих ящиках накапливаются длинные цепочки: обращение клиента, на которое за неделю ответили три коллеги, или беседа, к которой вы подключаетесь на середине. CoreGPT для Outlook подводит итог всей цепочки в нескольких строках рядом с письмом, так что вы видите, о чём спрашивали, что обещали и что осталось открытым, прежде чем отвечать с общего адреса. Начать можно бесплатно.

Попробуйте: CoreGPT для Outlook

Читайте также:

• Как поделиться календарём Outlook (и выбрать, что смогут видеть другие)
• Новый Outlook и классический Outlook: что изменилось и что делать
• Не приходят письма в Outlook? 13 решений: от самых вероятных причин к редким